Arbeta mindre, få mer gjort

— Låter det inte som en härlig paradox som vi alla skulle vilja förverkliga? Följ nedanstående råd från en tidsstudie­expert och du ska finna att du har mer tid, krafter och talanger än du kunnat drömma om.

De flesta av oss arbetar hårdare än vi egentligen behöver för att skaffa oss det goda livet har att bjuda. När den tanken dök upp i huvudet på mig började jag spekule­ra över frågan: "Hur kan jag få största möjliga utdelning på min investering av tid och energi?" Mina studier i ämnet har burit frukt, och sedan några år leder jag kurser för att lära människor att få största möjliga utbyte av sin tid och sina ansträngningar.

Det finns vissa likheter mellan denna strävan efter ökad effektivitet och golfspel. Teoretiskt är den per­fekta golfscoren 18, hole-in-one på 18 hål i följd. Givetvis kommer aldrig någon att komma ens i närhe­ten av det resultatet men det hindrar inte entusiastiska golfare från att försöka nå perfektion i sitt spel. Om du önskar kunna arbeta mindre och åstadkomma mer ska du gå till väga på ungefär samma sätt.

► Sätt upp mål för var dag. Att var dag göra upp ett aktionsprogram bör vara lika självklart som att borsta tänderna. Den minimala tid och energi du investerar får du mångfalt igen. Som den amerikan­ske naturfilosofen Henry Thoreau en gång konstaterade: "Det räcker inte att vara energisk. Frågan är: Vad slösar vi vår energi på?"

En konsult gav en gång följande råd till en upptagen företagsledare som ville finna ett sätt att utnyttja sin tid bättre: "Skriv upp de sex viktigaste sakerna du har att göra i morgon. Numrera dem efter angelä­genhetsgrad. Börja omedelbart i morgon bitti med punkt ett och arbeta med den tills den är klar. övergå då till punkt två och så vidare tills det blir dags att gå hem.

Bli inte modfälld om du inte hinner med alla punkterna. Om du inte hinner med dem enligt den här metoden kan du inte göra det enligt någon annan metod. Använd det här systemet var arbetsdag." Före­tagsledaren betecknade detta som det mest givande råd han någonsin hade fått.

► Ta vara på din bästa tid. Du kan ut­rätta mer på kortare tid om du ser till att klara av viktiga uppgifter vid den tid på dagen när du fungerar effektivast.

En uppgift som kräver att man får koncentrera sig i lugn och ro sköter de flesta av oss bäst före klockan nio på morgonen. Något som innebär samarbete med andra bör program­meras in senare under dagen. Jag har en nära vän som knappt funge­rar alls före tretiden på dagen. Men eftersom han är radioman kan han turligt nog dra fördel av att hans mest effektiva tid kommer så sent. Den infaller mellan klockan 22 och två på natten.

Vilken som är ens bästa tid för olika göromål får man pröva sig fram till. När jag började skriva tog jag på försök fram pennan vid olika tider. Jag kom fram till att jag på morgonen fick de bästa idéerna, men att jag då hade svårt att fästa dem på papper; tidig eftermiddag var tiden för min bästa skrivarproduktivitet. Numera använder jag förmiddagarna till att tänka igenom de frågor jag ska behandla, kastar ner några anteckningar, och låter sedan det hela vila till eftermid­dagen då jag utformar texten.

► Utnyttja tiden hundraprocentigt. Ibland kan man utnyttja den tid som vardagslivets rutiner kräver även för andra ändamål. Jag har en bekant som är vuxenstuderande vid en handelsskola och han talar in sina hemuppgifter på kassetter som han spelar upp medan han klär sig och kör till arbetet. En annan be­kant är handelsresande och han använder restiden till att memorera namnen på sina kunder och väsent­liga fakta om var och en av dem.

Den tid som de flesta av oss "avskriver" som värdelös väntetid, kan man med lite god vilja utnyttja effektivt. Man kan t ex klämma in en hel del nyttiga aktiviteter under de ströstunder då man sitter i vänt­rummet hos en läkare eller en frisör. Man kan planera för helgen, läsa eller skriva brev. Man kan till och med börja skissa så smått på något större projekt, som till exempel det drömhus man skulle vilja bygga eller den roman man alltid har velat skriva.

► Skilj mellan vad som är brådskande och vad som är viktigt. Att en sak är brådskande behöver inte betyda att den är så oerhört viktig. Att byta ett punkterat däck när man har brått­om till ett sammanträde är en brådskande angelägenhet, men i allmänhet inte viktig. Tyvärr till­bringar många av oss hela livet med att fixa punkteringar och försummar mindre brådskande men viktigare angelägenheter.

När du ställs inför en rad problem ska du fråga dig vilka som är de verkligt viktiga och prioritera dem.

Om du låter dig styras av vad som är brådskande kommer ditt liv att gestalta sig som en enda rad av magsårsframkallande kriser. Är du däremot en smula förutseende och försöker förebygga eventuella pro­blem kan du i stället använda din tid till att uppnå dina mål och behöver inte överraskas av ständiga kriser.

► Lär dig aktivt skrivbordsmannaskap. Många av oss utför en del eller det mesta av vårt arbete vid ett skriv­bord. Ett skrivbord är ett hjälpme­del i en informationsprocess; det är inte en filial till pappersinsamlingen eller en lagerplats för kringdrivande föremål eller en plan yta där man förvarar saker man vill komma ihåg. En tidsstudieman klockade en gång en företagsledare med dignande skrivbord och fann att han använde i genomsnitt två timmar och 19 minuter per dag till att söka på skrivbordet efter information som han behövde!

De flesta skrivbord är en förva­ringsplats för uppskjutna beslut. Försök att organisera ditt skrivbord effektivt genom att fråga: "Vilket är det värsta som kan hända om jag slänger det här papperet?" Om du inte kan komma på någon allvarli­gare konsekvens så släng papperet!

► Lär dig att säga NEJ. Om man ska lyckas med att arbeta mindre och åstadkomma mer måste man veta vad man inte ska slösa tid på. Ett vanligt skäl till att vi inte hinner med att klara av våra svåraste uppgifter är att vi tar på oss för mycket arbete. Tyvärr vet många av oss över huvud taget inte hur man bär sig åt för att avvärja omgivning­ens krav på vår tid och våra krafter. Vi säger ofta ja av två orsaker: 1) Vi är rädda att sjunka i någons akt­ning; 2) en begäran om vår medver­kan smickrar oss och inger en känsla av makt. I båda fallen är ett ja ett personligt nederlag.

Missförstå mig inte: jag menar inte att vi inte ska hjälpa våra medmänniskor. Vad jag tänker på är de fall då vi säger ja fastän vi vet att vi kunde ha bättre användning för vår tid.

När du har för avsikt att säga nej så säg det snabbt och direkt. Svar som "Jag vet inte" eller "Låt mig tänka på saken" inger bara falska förhoppningar. Och känn dig inte skyldig. Du har rätt att säga nej och du behöver inte ange ett skäl var gång du hövligt avvisar en begäran.

► Lät telefonen arbeta för dig. Telefo­nen kan vara ett utmärkt arbetsbesparande hjälpmedel. Den kan på minuter skaffa dig information som ett brev skulle ta veckor eller måna­der att få fram. Den sparar restid och reskostnader för dig. Men "telefonitis" är en sjukdom som kan leda till ett enormt slöseri med tid, energi och pengar.

Det är ofta ett trevligt avbrott när telefonen ringer. Alltså tar vi emot samtal allteftersom de kommer och låter oss godtyckligt avbrytas i vårt arbete. Tillåt inte detta att ske. Inför en speciell telefontid då du tar emot samtal och avsätt en annan bestämd tid varje dag då du själv ringer. För de flesta av oss är den bästa telefon­tiden förmiddagen när det är störst chans att man får tag på folk. Köp ett treminuters timglas och ställ det bredvid din telefon. Försök att se om du på ett tillfredsställande sätt kan klara av varje enskilt samtal på tre minuter. Hetsa inte, men för proto­koll och försök minska din telefontid var vecka.

► Befria dig från negativa känslor. Försök att se dig själv som ett kärl som innehåller tid och energi. Nega­tiva känslor är hål i botten på kärlet. I den mån du kan plugga igen de hålen får du mer tid och energi till att göra de saker som ger dig tillfredsställelse.

Av alla negativa känslor är skuld­känslan för att man inte får mer gjort kanske den mest destruktiva. Ånger, samvetsförebråelser och deppighet kan inte förändra det förflut­na, och gör det svårare att få något gjort i det närvarande. En bön som jag en gång såg på ett anslag ger en god fingervisning: "Herre, det finns aldrig tid för allt. Hjälp mig att göra lite mindre lite bättre."

Ängslan, som är framtidsorienterad, är också den en destruktiv känsla. Som Mark Twain en gång sa: "Jag har erfarit många motgång­ar, men de flesta av dem inträffade aldrig."

Här kommer två tips om hur du kan få bukt med ängslan i ditt liv: För det första, ta tjuren vid hornen. Fråga dig: "Vilket är det värsta som skulle kunna följa av det här?" När du har besvarat den frågan är grunden för din ängslan i allmänhet borta. För det andra, ersätt ängslan med planering. Sätt upp menings­fulla mål och ägna din kraft och energi åt att försöka uppnå dem. Då är du snart så engagerad i dina nuvarande uppgifter att du inte har tid för ängslan.

Om du kan befria dig från negati­va känslor kan det göra dig till en ny människa. Med ens ska du finna att du har tid, energi och talanger som du aldrig kunnat drömma om. En okänd filosof har sammanfattat det så här kärnfullt: "De flesta skuggor­na här i livet orsakas av att man skymmer solen för sig själv."

Michael LeBoeuf